ЛЕТОГРАФ.Договоры

 Для кого: 

Для коммерческих и государственных организаций, стремящихся развиваться и укреплять свои позиции на рынке. Решение может быть особенно интересно организациям, имеющим территориально-распределенную структуру.
 
Цель:
Сократить срок подготовки и согласования договоров за счет автоматизации документационного обеспечения управления бизнес-процессами.
 
Описание решения: 
Решение "ЛЕТОГРАФ.Договоры" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, настроенную для автоматизации процесса создания, согласования, контроля исполнения типовых и нетиповых договоров, а также процесса оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.).
Система ЛЕТОГРАФ позволяет решить любую задачу по управлению договорами как стандартную, так и нестандартную, внедряется быстро и в гарантированные сроки, легко настраивается с учетом специфики организации и позволяет учитывать потребности растущего бизнеса. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, что очень удобно в условиях территориально-распределенной структуры организации. Интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой: ERP, CRM, финансовой либо учетной системой.
В условиях территориально–распределенной структуры организации решение "ЛЕТОГРАФ.Договоры" может быть установлено на одном сервере или на нескольких серверах в каждом офисе компании. В таком случае пользователь одного офиса может принимать участие в согласовании договоров, как своего офиса, так и других офисов.
 
Договор в системе ЛЕТОГРАФ проходит следующие этапы:
  • Подготовка договора
При подготовке договора в системе ЛЕТОГРАФ создается проект договора на основе готового шаблона. Использование шаблона значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации. В случае поступления договора от другой организации (входящий договор), текст документа сканируется и заносится в систему.
  • Регистрация договора
Система ЛЕТОГРАФ позволяет оперативно вести регистрацию и учет договоров и сопроводительных документов, получать оперативную информацию по ним. Обеспечена автоматическая нумерация договоров с присвоением им уникальных регистрационных номеров. После регистрации договор автоматически отправляется в электронное хранилище. В системе ЛЕТОГРАФ организовано централизованное хранение договоров и сопроводительных документов.
ЛЕТОГРАФ позволяет автоматически создавать регистрационные карточки договоров и присоединять к ним электронный образ документа. Электронный образ документа, в зависимости от настроек системы, может быть размещен в отдельной регистрационной карточке или как версия ранее зарегистрированного договора.
Ввод информации в систему ЛЕТОГРАФ реализован в соответствии с принципом "однократного ввода данных": при заполнении полей регистрационной карточки система может автоматически использовать данные, введенные ранее в другую информационную систему организации.
Система позволяет разграничивать права доступа к информации в зависимости от степени конфиденциальности договора, т. е. определяет права санкционированного доступа к данным, позволяющим ответить на вопрос кто, когда и какие поля договора имеет право редактировать; а кто обладает только возможностью просмотра полей. Вся история работы с договором и сопроводительными документами также хранится в системе.
  • Согласование договора
Система ЛЕТОГРАФ позволяет вести согласование договора по нескольким заданным маршрутам и учитывать все комментарии участников согласования, объединяя в один документ версии разных согласующих лиц. Процесс согласования договоров в ЛЕТОГРАФ может быть организован как последовательно, так и параллельно. В первом случае работа с одним документом осуществляется последовательно всеми участниками процесса согласования. При "параллельном" согласовании работа с документом ведется одновременно несколькими ответственными сотрудниками, что позволяет значительно сократить сроки обработки каждого отдельного договора. Независимо от количества повторных итераций в системе будет зарегистрирован основной вариант договора, что позволит избежать путаницы с версиями документов у разных согласующих лиц и исполнителей.
Весь процесс согласования договоров отражается в специальном листе согласования. Лист согласования содержит визы, комментарии и замечания, которые возникли у визирующих сотрудников в процессе согласования.
Согласование договора в ЛЕТОГРАФ происходит в строго определенной последовательности с контролем сроков согласования. Отправленный по маршруту документ автоматически придет на согласование сотрудникам в необходимой последовательности. В системе также настроена автоматическая рассылка по электронной почте уведомлений об изменении статуса договоров и сроков, отведенных на их согласование.
В системе ЛЕТОГРАФ организован предупредительный контроль времени обработки договора участником процесса согласования в соответствии с утвержденным в компании регламентом. Для сотрудников, ответственных за работу по договору, в системе настраивается автоматическая рассылка напоминаний о сроках обработки договора.
Пользователям предоставляются дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов с группировкой по различным параметрам.
 
Реализация проекта:
Специалисты компании установят решение "ЛЕТОГРАФ. Договоры" на Вашем сервере, обучат Ваших специалистов работе с системой ЛЕТОГРАФ, проведут сбор замечаний и предложений, выполнят работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.
 
Результаты проекта:
  • Упрощается процесс работы с договорами, становится управляемым, предсказуемым, контролируемым, надежным
  • Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов
  • Повышается оперативность исполнения документов, контроля, поиска информации о документе и ходе его исполнения
  • Сокращается количество времени на работу с документом каждого отдельного сотрудника, участвующего в цепочке согласования за счет «параллельности» согласования, обеспечивается быстрота и удобство взаимодействия сотрудников различных подразделений
  • Предоставляется инструмент контроля местоположения договоров на всех стадиях согласования, что дает возможность оперативного принятия мер по изменению статуса договора
  • Предоставляется возможность автоматически формировать отчеты на любой период времени и по любому аспекту бизнес-процесса
  • Организуется удобный доступ к электронному хранилищу договоров и сопроводительных документов, что значительно сокращает временные затраты сотрудников на работу с документами

Если вас заинтересовал данный продукт( ЛЕТОГРАФ.Договоры ) и вы хотите узнать о нём больше, а также о способах приобретения и возможных скидках, то вы можете оставить нам свои данные и наши менеджеры обязательно с Вами свяжутся .
   

  

Наверх